CUSTIS

Развитие системы «Оптовые продажи» для ГК «Спортмастер»

Развитие системы «Оптовые продажи» для ГК «Спортмастер»

Июль 2009   |  Сфера: Торговые компании

Цель проекта

ПО «Оптовые продажи» создавалось для автоматизации текущих процессов оптовых подразделений ГК «Спортмастер». Новая подсистема «Оптовые взаиморасчеты» должна была обеспечить полный контроль за текущим состоянием оптовых контрактов в масштабах всей торговой сети.

Информация о заказчике

Ход выполнения проекта

В июле 2009 года в головном офисе ГК «Спортмастер» была введена в промышленную эксплуатацию подсистема «Оптовые взаиморасчеты», которая поддерживает ведение бухгалтерского и управленческого учета оптовой отгрузки товара. В ней реализованы инструменты работы с платежами, переводами денежных средств, списаниями, а также механизм сопоставления отгрузок и оплат.

Модуль «Оптовые взаиморасчеты» создавался в рамках проекта по расширению возможностей ПО «Оптовые продажи». Благодаря новому модулю система пополнилась функциями поддержки экспортных поставок, контроля за работой менеджеров, ведения спецификаций контрактов.

В ходе внедрения новой подсистемы были выполнены импорт и выверка исторических данных для всех оптовых подразделений в головном офисе «Спортмастера», после чего модуль был запущен в промышленную эксплуатацию.

В 2010–2011 годах в подсистеме «Оптовые взаиморасчеты» были существенно расширены возможности работы с дебиторской и кредиторской задолженностями и функции отчетности, а также реализована работа с пени. Было усовершенствовано взаимодействие с внешними системами и расширен их состав.

Описание результата

В «Оптовых взаиморасчетах» был реализован ряд стандартных и специальных бизнес-функций, которые отличают процесс оптовых продаж в «Спортмастере».

Каждая оптовая продажа сопровождается оплатой отгрузки товара, направляемого в адрес оптового клиента. Информация о платежах поступает в виде банковских выписок по счетам или из реестра наличных платежей от касс в офисах торговой сети. Помимо входящих существуют также исходящие оплаты, отражающие возврат денежных средств или выплаты бонусов клиентам.

Важным бизнес-процессом, полностью автоматизированным в новой системе, явилась работа с депозитамиClose В данном случае депозит — это предварительное перечисление клиентом денежной суммы перед выполнением отгрузки в его адрес.  клиентов. Теперь депозиты учитываются во взаиморасчетах, а при выполнении контрактных обязательств осуществляется их возврат.

  • Соответствие оплат и отгрузок

    В подсистеме «Оптовые взаиморасчеты» ведется контроль соответствия оплат и отгрузок. Связывать оплаты и отгрузки необходимо для того, чтобы автоматически:

    • вычислять длительность дебиторской задолженности и просрочки по отгрузкам;
    • включать номер платежного документа в счет-фактуру отгрузки;
    • вычислять суммовые разницы (возникающие из-за разницы в курсах валют на даты отгрузки и оплаты).

    При зачете конкретных оплат и отгрузок их сопоставление выполняется вручную: оператор системы указывает, что определенная сумма платежа должна быть связана с конкретной отгрузкой, либо разрешает связывать определенную оплату с отгрузками только определенного контракта или заказа.

    В 2010–2011 годах в подсистеме «Оптовые взаиморасчеты» была развита работа с обязательствами торговой сети перед клиентами. Теперь различаются и по-разному обрабатываются два вида обязательств:

    • возникающие из-за возврата товара и имеющие товарную составляющую (например, претензия или возвратная накладная);
    • финансовые — не имеющие товарной составляющей (например, бонус, штраф или обязательство по возврату аванса).
  • Учет и отчетность

    Еще одной уникальной особенностью новой подсистемы является одновременное ведение как бухгалтерского, так и управленческого учета. При этом денежные суммы могут номинироваться в нескольких валютахClose Например, в валюте документа, валюте контракта, национальной, бюджетной (в которой ведется баланс взаиморасчетов для менеджеров) и управленческой валюте (в которой строится баланс компании). .

    В модуле «Оптовые взаиморасчеты» ведется полноценный бухгалтерский учет и формируются проводки:

    • по счету «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
    • расчетным и валютным счетам, по кассе;
    • счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
    • сформированным суммовым и курсовым разницам.

    Затем эти проводки выгружаются в корпоративную бухгалтерскую систему («1С»).

    Учет и отчетность ведутся и по штатным операциям, и по особым случаям, включая:

    • учет входящих и исходящих, а также депозитных платежей;
    • учет возвратов (возвраты влияют на взаиморасчеты с клиентом при учете продаж);
    • учет операций с дебиторской и кредиторской задолженностями;
    • формирование актов сверки;
    • сбор необходимой первичной информации и выгрузку журнала операций для управленческого учета.
  • Механизмы автоматического контроля

    Для управления и контроля за работой менеджеров по продажам в системе предусмотрена возможность регулярного получения отчетов. Той же цели служит механизм контроля отгрузок, основанный на гибко настраиваемых бизнес-правилах. Эти правила контролируют:

    • наличие договора с клиентом;
    • оплату клиентом депозита;
    • наличие обеспечения по договору;
    • наличие графика отгрузок и оплат;
    • наличие лимита кредитной линии для клиента;
    • отсутствие у клиента просрочек по оплатам;
    • наличие согласованной спецификации поставки.

    Система автоматически следит за выполнением этих бизнес-правил, а в случае нарушения хотя бы одного из них приостанавливает процесс отгрузки товара до тех пор, пока не будет получено разрешение от ответственных руководителей отдела продаж и бухгалтерии. При обнаружении критических нарушений есть возможность полностью заблокировать отгрузку, невзирая на полученные разрешения.

Новые категории пользователей системы «Оптовые продажи»

С развитием функционала системы к пользователям ПО «Оптовые продажи» присоединились сотрудники бухгалтерии дистрибутивного дивизиона и других подразделений «Спортмастера». При разработке нового функционала большое внимание уделялось удобству и повышению эффективности работы персонала.

Система проектировалась нашими специалистами совместно с Управлением информационных технологий и Финансовым управлением ГК «Спортмастер».

Подсистема «Оптовые взаиморасчеты» разработана на технологиях Oracle и Microsoft .NET.

Для создания и развития интерфейсных форм используется наш собственный инструментарий CUSTIS Forms.